Road to Tokyo 2020 | Tokyo 2020 Field Cast (Volunteer)
2020東京奧運志工申請經驗分享
距離奧運開幕式剩下不到2個月，疫情仍舊持續延燒，不但有國家紛紛宣布退賽，在日本國內更發起停辦奧運的連署活動。
2021年3月24日，我收到來自東京奧運組織委員會(Tokyo Organising Committee of the Olympic and Paralympic Games; TOCOG)的E-mail，信件內文寫著:為防止國內疫情繼續擴大，日本政府與TOCOG決定在賽事期間禁止非日本國籍且居住海外的外國志工入境日本。
三年的努力與等待，最終僅能以放棄作為收場。即使如此，能夠從全世界20萬名申請者脫穎而出成為Tokyo 2020的一份子，已是何等幸運的一件事。隨著時間的推移，按下Submit的期待與收到錄取通知的喜悅，皆會淡去與忘卻。因此，在這裡用文字寫下當時的心情，以及給有興趣申請奧運志工的人們一點訣竅。
[相關經歷]
2018 WTA TAIWAN OPEN－Event volunteer
2018 YONEX Chinese Taipei Open－Personal Support volunteer
Taipei 2017 Universiade－Medical Services Division
[申請動機]
有先前在臺灣舉辦國際賽事擔任志工的經驗，所以覺得既然要當志工，那麼就去當一回賽事層級最高的志工吧～
[申請與錄取人數]
申請人數：204,680人 (日本國籍：64%；非日本國籍：36%)
錄取人數：80,000人
[Timeline for Field Cast]
26 September to 21 December. 2018 | Applications accepted
Jan. to around Jul. 2019 | Orientation notifications (briefing, interviews, etc.)
From Feb. 2019 | Participation in orientation session
From Sep. 2019 | Notification of training sessions
From Oct. 2019 | General training
From Mar. 2020 | Notification of role and location of volunteer activities
From Oct to Dec 2020 | General Training (Online)
From Mar to May 2021 | Notification of shifts
From Apr. 2021 | Role-specific and leadership training
From May. 2021 | Uniform distribution
From Jun. 2021 | Venue-specific training
[Tokyo 2020 Field Cast官方網站]
關於志工一切事情的詳細介紹都在這裡了
https://tokyo2020.org/en/games/volunteer/
[線上申請 — Online application]
由於全世界申請Tokyo 2020 Field Cast的人數眾多，申請者的資料有可能先由系統初步篩選，最後再經人工審核，挑選出進入面試階段的申請者。
申請表單由6個題組組成，題目本身並不困難，大部分是以選擇題的方式填答，並且少數是有上限200個英文「字母」的簡答題。 因此如何在有限的版面，發揮最大的優勢，吸引審查委員的目光，我認為這是申請Tokyo 2020 Field Cast最困難之處了!
Basic Information (Nationality, Name, Gender and Birth date, and Personal identification), Photo, Assistance and Uniform
主要為個人基本資料、國籍與制服尺寸填寫
此步驟最重要的一點就是Personal identification，其中會有兩個選項可選擇:
Japanese Residence Card
Passport
因為我的身分是居住在臺灣的臺灣人，所以選擇Passport。
若選擇以持有外國護照的身分擔任志工，就必須在申請頁面上填寫個人的護照號碼。另外，若是幸運進入面試階段，工作人員會要求出示有效期限內的護照，以證明是本人來面試。因此，想要申請奧運志工，最好趕快把護照辦理好，或是更新已過期的護照，才能夠在線上申請與面試時的身分證明階段順利過關。
Address and contact information, Emergency contact, Communication language with Tokyo 2020 and Accommodation
Address and contact information
辦一個專門與TOCOG聯繫的E-mail帳號，因為他們會不定時寄送重要郵件，避免漏掉任何重要通知。
Communication language with Tokyo 2020
在奧運期間可溝通的語言，只有日文和英文兩種語言可以選擇。我的日文程度只有N4差7分及格的程度，因此只好被迫(?)選擇英文做為我在整個申請過程的主要溝通語言。
Accommodation
當時因為住宿地點尚未決定，只能夠選擇 ”Will try to arrange accommodation”
奧運期間的住宿必須由志工自行處理，這一點讓許多人為之卻步，畢竟奧運期間的住宿價格隨著比賽時間逼近而水漲船高。
Volunteering experience, education and/or work details
是否錄取Tokyo 2020 Field Cast，當然最重要的就是有無相關經驗。
關於Current Status，TOCOG希望每一位申請者皆能夠服務至少10天以上，因此會詢問現階段的身分，以及現在是否有工作。這個依據是否會成為錄取與否的標準，就無人可知了。
Previous experience in foreign languages and/or sports, possession of a driving license, etc.
Previous experience in foreign languages
申請者必須填寫日文和英文分別在Beginner, Basic, Intermediate, Advanced 和 Native中的哪一個程度。我認為只要能夠藉由簡單的句子或單字和他人建立有效的溝通，都是屬於Advanced，因此將日文與英文都填Advanced。既然厚著臉皮選擇了Advanced，就要在得到面試機會之前(約6個月)，徹底加強自己程度較差的語言到與他人至少能夠簡單溝通的程度，否則等到真正收到面試通知時就開天窗了。
Preferences, Preferred location(s), Preferred volunteer role(s) and Participating as a Games volunteer
Preferred location(s)
東京奧運的場館分布在日本數個不同城市，例如：東京都、北海道與宮城縣等，因此，每位申請者最多可以選擇兩個想要擔任志工的城市。我將東京排在第一順位，神奈川則為第二順位。若是不想在東京人擠人，支付貴到嚇人的住宿費，選擇遠離東京的地區也是一個不錯的選擇!
Participating as a Games volunteer
分享你自己對於2020東京奧運的熱情。在一份選擇題佔很大比例的申請文件中，少數能夠讓申請者盡情展現個人魅力或是滿溢出來的熱情的簡答題必須好好掌握! 我認為對於奧運的想法、動機，以及自己願意投入多少時間和心力在這件事情上，是TOCOG最為在意的要素。
“No volunteers, no games.” Because of the volunteer experiences in competitions, I deeply like the atmosphere that everyone hold the same target－Make the game better and vigorous!
Policies
您是否同意<2020 東京奧運和殘奧會志工服務條款>？
按下同意鍵，申請就成功一半。
[面試 — Orientation]
2019年3月12日收到了來自TOCOG的面試通知。
在一開始的線上申請階段，會詢問若是進入到面試階段，申請者希望採取實體或網路方式進行。若選擇實體面試就必須親自飛到日本，其中，TOCOG辦理的面試地點不限於東京，因此可以根據自己的需求從中選擇。而我選擇以網路面試的方式進行。
預約面試時間
TOCOG要求所有進入面試階段的申請者在當初提交申請資料的網站預約能夠參與面試的日期與時間，其中預約介面上顯示的面試時間皆為日本當地時間(GMT+9)。因為面試官人數有限，所以每一個時段皆有限制人數，當系統無法核准你的預約時，便只能選擇其他時段。完成預約之後，還是可以自由更換面試時間，至少在面試前一週重新預約新的時間，所以在預約面談時段時，務必將面試當天的所有事情排開。此外，有些申請者忘記將日本時間換算成自己國家的時間，只好哀怨地在半夜進行面試。
面試前的準備
我預約的面談時間為日本時間2019年5月26日下午3點20分至3點40分，臺灣時間為2019年5月26日下午2點20分至2點40分。在面試前一個星期，TOCOG 會寄一封行前通知信，告知面試預計花費時間和可能會問的問題。依照Email上所寫，身分核對和面談預計分別花費5–10分鐘與10分鐘，以及官方的面談考題: The volunteers will be asked about their thoughts on how to ensure the success of the Games. 於是我好傻好天真地只準備了10分鐘的內容與官方試題……。
面試當天
當天老早翹了補習班的複習課程，連忙趕回家準備面試。視訊系統採用東京奧運官方指定的Webex Meetings進行，點擊TOCOG傳送的面試連結便可以順利進入會議室。一進入會議室，行政助理要求出示護照上附有照片和號碼的頁面，並將其放置在鏡頭前，以便身份查核。
面談採一對一方式進行。面試官是一位來自日本的阿伯，一開頭便和我閒話家常，我們聊了彼此對臺灣和日本的看法，還秀了一段苦練許久的日文，讓我不但忘記面試的緊張焦灼，還增加了些許自信。話鋒一轉，切入正題，突然他舉起了一塊上面印有3個問題的板子，要求我從中選擇一個題目回答。這3個問題完完全全不是當初行前通知信的官方試題，只好硬著頭皮選擇能和自己準備的內容搭上邊的題目(這告訴我們千萬不要懷著背考猜的僥倖心態)，我選擇的題目內文為「你認為你將在2020東京奧運做為什麼樣的角色定位，以及你的角色定位能夠為本屆奧運帶來何種面向?」
手上的小抄被汗水浸溼，紙上多了一道道經過掌心蹂躪而產生的皺褶。不太記得當時如何回答此問題，但能夠肯定的是自己在國際賽事的經驗，以及對於每一場執勤的比賽的不同感受，讓我在這個問題之前，真實地反映出我在2020東京奧運所希望的定位和期待，以及個人經歷帶給奧運的影響為何。最後，面試官阿伯直誇我的回答很棒，也針對我先前在國際賽的經驗問了許多問題，在輕鬆愉快、相談甚歡的氣氛下結束長達一小時的面談。
[Offer]
2019年9月25日，面試結束後的4個月，收到了錄取通知，以及參與各項線上志工訓練的課程連結。
2020年3月11日，正式收到我在東京奧運服務的場館和職位。
Role: Event－Access Control
Venue: Ariake Tennis Park, Koto city, Tokyo
Functional Area (FA): Tennis
[住宿]
對於有興趣擔任奧運志工的人來說，住宿會是在申請過程中的一大阻礙。
1. 每一屆奧運皆無提供住宿給奧運志工
2. 越接近奧運賽程，東京的住宿費用也隨之水漲船高。
3. 以2020東京奧運的情況來說，TOCOG公布每位志工的服務地點約在2020年3月左右，此時才開始尋找住宿，價格已十分高昂。
很幸運地，我申請到東京奧運官方與埼玉縣政府合作的寄宿家庭計畫- Homestays in Saitama 2020。這個計畫只開放選手家屬、記者、各國體育協會人員和奧運志工等與東京奧運相關的工作人員提出申請，寄宿家庭的地點基本上皆位在埼玉縣境內，並且全額免費提供食宿 (這也太佛心了!)。提交申請資料之後，便開始進行接待家庭的媒合工作，不過也並非每個人都能夠順利配對到寄宿家庭。
當時提出的需求:
地點距離東京和車站越近越好，以及時間能夠涵蓋整個奧運賽程(好囉嗦的申請者XD)
申請住宿期間: 2020/7/21~2020/8/10
希望的寄宿家庭地點: 距離車站走路約10~15分鐘。
第一順位: 大宮駅至川口駅區間各站(京浜東北線)
第二順位: 大宮駅至戶田公園駅區間各站(埼京線)
第三順位: 朝霞台駅至和光市駅區間各站(東武東上線)
第四順位: 八潮駅(筑波快線)
第五順位: 草加駅與谷塚駅(東武晴空塔線)
第六順位: 所澤駅(西武新宿線與西武池袋線)
最終結果:
成功媒合5個Homestay Families，也就是說在奧運期間必須更換4次住宿地點，平均3~4天換一次寄宿家庭。
住宿期間: 2020/7/23~2020/8/10
寄宿家庭地點: 埼玉縣志木駅與和光市駅週邊、東京都成增駅與西高島平駅週邊，距離我的執勤地點-有明網球森林公園搭電車約90分鐘。
雖然每天必須通勤一個半小時到競賽場館，和早上的上班族們一起擠電車，但是能夠省下約三個星期近9萬台幣的住宿費，和寄宿家庭的家人建立難以取代的情誼，以及深入體驗埼玉的人文地理風情，是一個值得的決定。
[善用社群軟體]
一個人可以走很快，一群人可以走很遠。不論在線上申請、面試階段、接受志工訓練，以及找住宿訂機票等，一定會遇到大大小小的問題，這時候有和自己相同目標的人們便會成為彼此的助力。我加入與東京奧運志工相關的Facebook社團，以及Whatsapp的International Field Cast群組。其中，有好心的志工分享Homestays in Saitama 2020 Program在International Field Cast群組裡，因此我得以解決煩惱許久的住宿問題；甚至還找到3個同為奧運志工的臺灣人(有臺灣人的地方就是親切)，組了個專屬於臺灣人的群組，一起在臺北聚餐，聊聊當初申請與面試的趣聞，甚至約定在奧運期間揪團暢遊東京 (只可惜因為疫情，這個約定不會實現了)。
[後記]
一場疫情不費吹灰之力，奪走了得來不易的機會。捶胸頓足之餘，想想這一路上種種令人興奮、期待、難過與氣憤的事蹟，倒也是值得了。
當初面試並非如預期的順利，但卻有些許的運氣加持。第一次的面談我放了面試官好大的鴿子，因為不熟悉面試系統的操作介面，根本無法進入會議室，加上緊張的情緒影響了處理突發狀況的能力，因此，就這樣硬生生地看著面試時間在我眼前一去不復返，好不容易獲得的面試機會，竟被我搞砸了，原以為就要含恨止步於此。幸好，官方願意再給我一次機會，進行第二次的面試。面試前，非常擔心日本人的英文口音會讓我招架不住，但事實上是我想多了，面試官阿伯的口音無比悅耳，讓英文不是母語的我，能夠完全明白他所表達的意思。
雖然說成為奧運志工是終極目標，但在過程中建立起的連結卻是難以衡量的附加價值。受到在International Field Cast群組裡認識的臺灣人的邀請，成為2020東京奧運志工用語手冊(Glossary for TOKYO 2020 Volunteers)繁體中文組的翻譯志工是意料之外的事。4個臺灣人一起爭取將繁體中文加入手冊，並著手進行翻譯工作，小小的心力，讓全世界對於臺灣的認識多了一點點。感謝來自中國的中文翻譯小組的組長，在我們提出這樣的想法時，給予認同與讚賞，讓這本手冊有了臺灣的身影；也感謝能夠遇到這3位臺灣人，沒有你們，就無法完成如此令人驕傲與振奮的事情。這本手冊將會在2022北京冬季奧運、2024巴黎奧運與2028洛杉磯奧運繼續沿用下去。
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